Então, quais as consequências para essas organizações? A falta de mapeamento de processos leva à falta de estruturação, mensuração e gestão, levando à uma gama ampla de problemas, como dificuldade na comunicação, descentralização de interesses, falta de visão global, etc., além da perda de oportunidades de melhoria.

 

Então, quais as consequências para essas organizações?

 

A falta de mapeamento de processos leva à falta de estruturação, mensuração e gestão, levando à uma gama ampla de problemas, como dificuldade na comunicação, descentralização de interesses, falta de visão global, etc., além da perda de oportunidades de melhoria.

 

SYDLE. Gestão por processos: 9 sintomas da falta de gestão por processos. 22, out. 2020. Disponível em: https://www.sydle.com/br/blog/9-sintomas-falta-gestao-por-processos-5f8755be4d44ae7882f1515c. Acesso em: 15, jun. 2024.

 

Assim, na etapa de mapeamento, “devemos esmiuçar um processo já existente: compreender toda a sua lógica e o seu contexto, obter informações sobre as entradas e saídas esperadas, bem como sobre as ferramentas e técnicas a serem utilizadas, além de saber o “como”, ou seja, como deve ser o passo a passo do executor” (ROCHA; BARRETO; AFFONSO, 2017, p.77).

 

ROCHA, Henrique M.; BARRETO, Jeanine S.; AFFONSO, Ligia M. F. Mapeamento e controle de processos. Porto Alegre: SAGAH, 2017.

 

Etapa 2: Agora é com você!

 

Como profissionais de Processos Gerenciais, entendemos a importância de uma descrição clara e objetiva dos processos internos da organização.

 

A empresa fictícia “Brasil Metais” possui um processo interno para a aprovação de requisições de compras de materiais e serviços. O processo detalhado é descrito a seguir:

 

Início do Processo: O processo inicia quando um colaborador identifica a necessidade de comprar um material ou contratar um serviço.

Preenchimento da Requisição: O colaborador preenche um formulário de requisição de compra, incluindo detalhes como item, quantidade, justificativa e orçamento estimado.

Envio para o Supervisor: O formulário preenchido é enviado para o supervisor do departamento para aprovação inicial.

Aprovação Inicial: O supervisor verifica a necessidade e o orçamento. Se aprovado, a requisição segue para o departamento de compras. Se não aprovado, o formulário é devolvido ao colaborador com justificativas.

Análise de Orçamento: O departamento de compras verifica se há orçamento disponível. Se sim, prossegue para a cotação. Se não, a requisição é devolvida ao supervisor.

Cotação: O departamento de compras realiza cotações com fornecedores.

Escolha do Fornecedor: Após receber as cotações, o departamento escolhe o fornecedor mais adequado com base em critérios de custo, qualidade e prazo.

Envio para Diretoria: A requisição e as cotações são enviadas para a diretoria para aprovação final.

Aprovação Final: A diretoria aprova ou rejeita a compra. Se aprovada, o pedido é formalizado. Se rejeitada, a requisição retorna ao departamento de compras com justificativas.

Formalização do Pedido: Com a aprovação final, o departamento de compras formaliza o pedido junto ao fornecedor escolhido.

Recebimento e Conferência: Após a entrega, o departamento responsável confere os itens recebidos.

Conferência Positiva: Se os itens estão corretos, o processo é finalizado.

Conferência Negativa: Se houver problemas, é necessário contatar o fornecedor para correções.

Fim do Processo: O processo é concluído com a atualização do estoque e a contabilização da compra.

 

Você pode utilizar um software de criação de fluxogramas como Lucidchart, Microsoft Visio ou até o Microsoft Word para desenhar o fluxograma com os símbolos apropriados.

 

Dicas para os Estudantes:

Identificar as Etapas: Quebrar o processo em etapas lógicas.

Escolher os Símbolos Corretos: Usar os símbolos padronizados para cada tipo de atividade.

Organização: Assegurar que o fluxograma seja claro e de fácil entendimento.

Verificação de Erros: Revisar o fluxograma para garantir que todas as decisões e caminhos estejam corretamente representados.

 

Espero que isso ajude na sua atividade!